Hledání dokumentů ve fyzických archivech někdy připomíná hledání jehly v kupce sena. Dokumenty se navíc můžou snadno poškodit třeba vlhkostí, vylitou kávou nebo nedejbože požárem budovy. Na možné pohromy i nekonečné hledání ale existuje jednoduché řešení – digitalizace. Pojďme se podívat, jak usnadní fungování vašemu podniku.
Digitalizovat můžete jednotlivé dokumenty běžných formátů (to už možná do určité míry děláte), ale i celé archivy nebo velkoformátové dokumenty, jako jsou projektové výkresy apod. Opravdová digitalizace dat ale spočívá především v přehledném uspořádání digitalizovaných dokumentů s potřebnými metadaty, štítky a kategorizací, která vám usnadní jejich hledání, třídění nebo sdílení s ostatními.
Jinými slovy, pokud si pomocí kancelářského skeneru přenášíte do počítače určité dokumenty ve formátu jpeg nebo png, je to fajn, ale není to digitalizace v pravém slova smyslu.
Jak probíhá proces digitalizace dokumentů?
1. Příprava dokumentů – jako první určete, které dokumenty vůbec chcete digitalizovat. Ty následně přehledně roztřiďte do krabic s popisky. Můžete i označit prioritu, které z nich se mají digitalizovat jako první a které nevadí digitalizovat později.
2. Skenování – k samotné digitalizaci potřebujete jako první vybrat vhodný skener, který zachytí požadovanou kvalitu obrazu. Vaše požadavky se obvykle budou lišit podle toho, zda digitalizujete běžné kancelářské dokumenty, historické dokumenty, výtvarná díla nebo velkoformáty a jestli je sken černobílý, barevný nebo třeba oboustranný. Stejně důležitý je ale i software pro ukládání a správu digitalizovaných dokumentů.
3. Úpravy skenů – po naskenování následuje fáze čistění a úprav skenů. Běžně zahrnuje třeba odstraňování pozadí, grafickou úpravu skladů na dokument, odstranění šumu, zlepšení čitelnosti, narovnání dokumentů a další grafické úpravy, aby byly výsledné soubory co nejkvalitnější.
4. Digitalizace archivu s metadaty – abyste získali opravdový digitální archiv, je potřeba všechny skeny přehledně kategorizovat, oštítkovat a opatřit metadaty (jako je datum vytvoření, autor dokumentu, klíčová slova, typ dokumentu apod.), které vám v daném softwaru usnadní hledání a následnou práci s dokumenty.
5. Zálohování – digitalizace dat zahrnuje také jejich bezpečné uložení. Nejčastěji na cloud, respektive do softwaru, který zároveň vše zálohuje právě do cloudového úložiště. Tak máte jistotu, že o data nepřijdete i že budou dostupná z kteréhokoliv zařízení a nebudou vázaná jen na vaše firemní počítače (které se můžou rozbít, zastarat apod.).
Jaké jsou hlavní výhody digitalizace dokumentů?
1. Úspora času – místo toho, abyste šli do archivu, hledali ten správný regál, šanon a listovali dokumenty, jednoduše na počítači rozkliknete program s digitalizovanými dokumenty, napíšete klíčové slovo nebo kliknete na štítek/kategorii a během několika sekund máte, co jste hledali.
2. Šetření prostoru – tím, že máte dokumenty přehledně v počítači, můžete lépe využít své kancelářské prostory a fyzické dokumenty mít klidně ve skladových prostorách v úplně jiné budově, nebo skladovat opravdu jen to nejnutnější a nejdůležitější.
3. Zvýšená bezpečnost – polití kávou, požáru, záplav nebo prostě jen stárnutí dokumentů už se nemusíte bát, protože je máte bezpečně uložené a zabezpečené v cloudovém úložišti. Data tedy nejsou uložená na harddisku počítače (i když samozřejmě můžou být), ale právě i v cloudu. Data máte pak k dispozici kdykoliv a odkudkoliv, k citlivým informacím lze ale snadno omezit přístup pomocí uživatelských práv a hesel.
4. Efektivnější spolupráce – digitalizace usnadňuje sdílení dokumentů a spolupráci na dálku. Ať už máte tým, který pracuje z domova, nebo potřebujete sdílet data další firmě (například stavařům projektovou dokumentaci).
Digitalizace projektové dokumentace
Projektová dokumentace zahrnuje specifické výzvy, zejména kvůli formátu, detailnosti nebo křehkosti dokumentů. Proces digitalizace projektové dokumentace je přitom pro firmy často důležitý, zejména pokud se jedná o obory, které potřebují mít rychlý a snadný přístup k detailním technickým výkresům a dalším důležitým dokumentům.
Pro digitalizaci projektové dokumentace a dalších velkých formátů potřebujete speciální velkoformátové skenery, které dokážou zachytit detailní výkresy a plány ve vysokém rozlišení. Obvykle je také potřeba s fyzickými dokumenty manipulovat opatrně, aby nedošlo k jejich poškození. A zpravidla obsahují mnohem více metadat, které je potřeba do systému správně zadat.
Zatímco digitalizace archivu běžných kancelářských dokumentů není zase tak náročná (jako spíše zdlouhavá) a když na to přijde, zvládnete ji i svépomocí, tak pro digitalizaci projektové dokumentace, historických dokumentů nebo uměleckých děl doporučujeme si najmout odborníky, kteří mají s těmito projekty zkušenost a disponují i potřebnou technikou.
Pojďte do toho
Digitalizace je investicí do budoucnosti a přináší úsporu času, prostoru, zvyšuje bezpečnost dat a usnadňuje spolupráci. Pravděpodobně se jí dříve či později stejně nevyhnete, protože papírové dokumenty už budou jen přežitkem. Proto nemá smysl se jí bránit či vyhýbat, žijeme v digitální době, tak do ní přeneste svou firmu.
